Como importar e exportar o Cadastro de Produtos por planilha Excel no Sistema ERP

No Sistema ERP, você pode cadastrar e alterar os dados dos seus produtos via planilha Excel. Um processo simples e que pode facilitar muito o dia da sua empresa. Acompanhe este artigo para ver este processo!

Cadastrando produtos por planilha Excel

Para acessar a planilha e cadastrar novos produtos, menu lateral Cadastros, submenu Produtos.

Após, se abrirá a tela com todos os produtos que já estão cadastrados no sistema. Vá até Mais Ações e, em seguida, Importar/Exportar.

A próxima tela será fornecida para duas colunas, a primeira será utilizada para novos produtos e a alteração dos dados de cadastros de produtos. Aqui neste exemplo, vamos usar uma planilha para cadastrar novos produtos, então clique em baixar planilha modelo.

Em seguida, abra o arquivo que acabou de baixar no seu computador e verá várias colunas, como que são de preenchimento obrigatório com (*).

Categoria: selecione uma categoria qual este produto pertence. É necessário que esta categoria já está previamente cadastrada no sistema; Marca: selecione aqui a marca deste produto. É necessário que esta marca já está previamente cadastrada no sistema; Fornecedor Padrão: selecione qual é o fornecedor deste produto. É necessário que este fornecedor já esteja cadastrado previamente no sistema; *Código NFe: informe aqui um código para este produto, será este código que irá aparecer na sua Nota Fiscal; Número Série: informe o número da série do seu produto, se houver; Peso KG: informe o peso bruto do produto em quilo; Peso Líquido KG: informe o peso líquido do produto em quilo; Código Fornecedor Padrão: informe aqui qual é o código do produto de acordo com o seu fornecedor padrão; *Nome: informe aqui o nome do seu produto; EAN Código de Barras: informe aqui o código de barras do seu produto; Grupo Tributário: selecione o grupo tributário dos itens. Esta informação deve ter sido criada anteriormente no menu fiscal, e fará a ligação entre o produto e as Operações Fiscais; NCM: é determinado código numérico para um dado por um único código. Esse código, uma conhecida, passa a representar a própria vez. Informe o NCM do produto, com 8 dígitos e somente números. Esta informação será utilizada na nota fiscal para calcular o valor aproximado de tributos conforme a Lei da Transparência Fiscal; CFOP: O CFOP é composto por quatro dígitos, o primeiro dígito se identifica o tipo de operação: entrada ou saída, se está dentro ou fora do estado ou país. Já os três últimos dígitos referem-se à operação que está sendo realizada. Para você selecionar, um CFOP é necessário ter sido informado anteriormente em alguma Operação Fiscal em Menu Fiscal, Submenu Operações Fiscais; Gênero: selecione qual o gênero do produto. Será este campo que determinará se o produto é Mercadoria para Revenda, Matéria-Prima, Serviço, etc; Estoque unidade: selecione uma unidade de estoque em que este produto não terá controle de estoque; Exemplo: unidade, pacote, quilo, metro, etc; Tamanho/Dimensões: selecione o tamanho do produto. Lembre-se, essa informação já precisa estar cadastrada em seu sistema. Para saber mais, clique aqui; *Preço de Custo: informe o custo do seu produto; Tipo Preço Fixado: nesta coluna terá 3 opções: 1. Lucro dinheiro: Preço Fixo selecione se na coluna de Valor Fixado será informado quanto terá de lucro em dinheiro ou preço de custo;2. Lucro percentual: selecione se na coluna Valor Preço será informado o lucro em coluna sobre o preço de custo; 3. Preço de Venda: selecione na coluna de Valor Fixo o preço de venda final deste produto; Valor Preço Fixo: informe nesta coluna o valor do preço fixado de acordo com o que é selecionado na colina anterior; Despesas Operacionais %: informe as despesas de despesas incidentes sobre o produto. Este campo é apenas informativo; Frete compra %: informe o frete pago na compra do produto; Seguro compra %: informe a taxa de seguro pago na compra do produto; IPI compra %: informe a oferta de IPI pago na compra do produto; Comissão: informe ao vendedor de comissão que o vendedor receberá este produto; Comissão Representada: informe a comissão que o representante receberá ao vender o produto; ICMS compra: informe a de ICMS pago na compra do produto; Unidade comercial de medida do produto, utilizada para a mercadoria de entrega: informe a unidade de medida do produto; Situação do IPI: selecione a situação do I para o produto que esta sendo cadastrado. Se você selecionar uma situação que exige uma alíquota do imposto, deverá preencher a coluna de Alíquota IPI; IPI enquadramento legal: informe qual é o código de enquadramento legal do IPI do produto, se houver. Alíquota IPI: informe a alíquota do IPI, se houver; CEST: informe o Especificador da Substituição Tributária, que é um código de 7 dígitos numéricos, que irá uniformizar e identificar as mercadorias em que incidem sobre a Substituição Tributária e antecipação de ICMS; Prateleira: a localização física do produto no depósito, conforme a prateleira; Preço mínimo de venda: defina um valor mínimo para a venda deste produto. Com este campo informado, o sistema não deixará que o produto seja vendido por um preço abaixo do mínimo. O campo preenchido com o valor 0 (0) informa que não há valor mínimo; Catálogo Visível: selecione se seu produto não será visível no catálogo de produtos; Ocultas nas vendas: selecione SIM seja o produto será ocultado na tela de vendas, ou, você não venderá este item. Esta opção pode ser utilizada em produtos com vendas sazonais ou produtos que saíram de fabricação; Origem deve ser: selecione a origem da mercadoria que está sendo cadastrada; Plano de conta: selecione o plano de conta ao qual esse produto será vinculado CBenef: Código de Benefício Fiscal consiste em um código, formado pela sigla da UF e seis dígitos sequenciais, que identificam benefícios fiscais ou tratamentos tributários; Produto possui unidade comercial diferente de unidade tributável: selecione esse produto tem unidade comercial diferente de unidade tributável, se sim. Fator de conversão de unidade comercial para unidade tributável: informe qual é o fator de conversão; EAN unidade tributável: informa o código EAN da unidade tributável; Unidade tributável na NFe: informe a unidade tributária que aparecerá na NFe; Estoque compra: esta será usada pelo sistema para informação de previsão de compra de seus produtos, de acordo com a média de entradas e saídas do mesmo; Estoque risco: define qual a quantidade de risco para este produto no estoque, ou seja, o sistema notificado quando necessário realizar uma nova compra do produto, sem relatório de estoque de risco; Ignorar estoque: selecione SIM se você não deseja o estoque item, e o mesmo poderá controlar ser vendido com estoque negativo; Informações adicionais: descreva maiores informações sobre o produto, como especificações técnicas. Desse modo, os trabalhadores, trabalhadores da empresa e também os seus novos colaboradores poderão fazer as consultas. Além disso, estas informações podem aparecer na venda impressa pelo sistema, para que o cliente tenha maiores detalhes sobre o produto; Modelo: informe qual é o modelo desse produto; Validade: informe a validade do produto, em dias, pois este campo será utilizado na exportação da Carga da Balança; Vendido por peso ou unidade: selecione se o produto será vendido por peso ou unidade. Para que os produtos vendidos por unidade sejam etiquetados corretamente na balança, selecione Venda por Unidade. Para os demais manter em Venda por Peso. Este campo será utilizado na exportação da Carga da Balança; Tipo: nesse campo selecione um dos tipos de produto entre: Simples ou Variável. Selecione a opção Variável, podendo editar os dados desse tipo de produto em outra planilha específica para ele.

Atenção! Cadastros prévios precisam ser feitos antes de baixar uma planilha. Caso faça os cadastros no momento em que a planilha está aberta, não aparecem os novos cadastros. Então, será necessário baixar novamente a planilha para carregar os dados incorretos.

Após preencher todas as informações, salve a planilha no seu computador. No mesmo local onde ela foi baixada do sistema, faça o upload novamente para o sistema ler as novas informações, clicando em Buscar no meu computador.

Assim, basta aguardar 10 minutos para que o sistema possa atualizar todas as informações e os produtos a partir da planilha Excel, estará na listagem dos seus produtos.

Alterando dados de produtos já cadastrados

No mesmo local onde baixamos a planilha para cadastrar produtos, ao lado há a coluna para Alterar Dados de Produtos, apresentando os seguintes campos:

Fornecedor: selecione o fornecedor que deseja, para baixar uma planilha somente com os produtos deste fornecedor; Categoria: selecione uma categoria que deseja, para baixar a planilha somente com os produtos desta categoria; Marca: selecione uma marca que deseja baixar a planilha somente com os produtos que apresentam esta marca; Gênero de produto: selecione qual gênero de produto que deseja ser apresentado na planilha.

Agora, basta clicar em Baixar Planilha Contando Produtos, e selecionar uma planilha de acordo com o filtro que utilizou, se não selecionar os produtos nada, buscar todos os cadastrados no sistema.

Faça a edição dos dados, e salve a planilha no seu computador. Logo após, sem editar o nome do arquivo, faça o upload ao sistema para atualizar os dados alterados. Dirija-se ao passo 4 e clique em Buscar planilha no meu computador.

Assim, basta aguardar 10 minutos para que o sistema possa atualizar todas as informações de cadastro de produtos que alterou, a partir da planilha Excel, será atualizado no seu sistema.

Fique atento!

• É importante que você não possa alterar o nome da planilha, pois o sistema reconhece pelo nome.

• Você deve preencher como coluna corretamente, sem alterar ou adicionar, nem modificar o cabeçalho.

Agora é com você, aproveite ao máximo as oportunidades do Sistema ERP! Que este artigo tenha esclarecido suas dúvidas e que te ajude a ainda mais como funcionalidades disponíveis. Restou alguma dúvida? Entre em contato com o seu fornecedor para maiores informações!