Como Personalizar os Documentos Gerados pelo Sistema no Sistema ERP

Ao imprimir Pedidos, Orçamentos, Ordens de Serviço, Ordens de Compra, Ordens de Produção e outros documentos, você já deve ter notado que o sistema realiza estes documentos com informações padronizadas. Mas, caso deseje ter outras informações, existe uma possibilidade de personalização. Neste artigo ensinamos como você pode personalizar os documentos para serem impressos e enviados por e-mails.

Neste artigo, se encontra anexado os modelos de documentos para que possa estar baixando e editando os mesmos para personalizar de acordo com sua necessidade.

Primeiro, será necessário acessar o menu lateral Cadastros, submenu Empresas e Editar a empresa que deseja personalizar o documento.

Em seguida, acesse a aba Modelos de Documentos. Nesta tela você verá vários dicionários que possuem TAGs para serem utilizados nos documentos personalizados.

Essas TAGs servem para que o sistema subscreva as informações automaticamente ao imprimir, baixar ou enviar por e-mail cada documento. A vista diante como elas operam na prática.

Para a criação de um modelo de documento personalizado, você deverá utilizar uma ferramenta Word em seu computador. Você pode criar um modelo de documento desde o início, todos os dados informados manualmente.

Importante!

  • Você deve usar somente como TAGs do dicionário determinado, não é possível usar como TAGs do dicionário de “Produção” no documento de “Pedido”;

  • A TAG informações precisa conter duas hashtags no início, a informação do campo que deseja que o sistema busque, e finalize com duas hashtags. Por exemplo:##exemplo##;

  • Não é possível criar novas TAGs, portanto, utilizar como TAGs disponíveis no dicionário.

Agora, vamos alterar no Word alguns dados no documento. Na imagem abaixo, substituímos a fonte coluna, as informações, acrescentamos uma unidade de oferta do produto, alterando a imagem de um valor unitário do produto, alterando, respectivamente, a TAG.

A seguir, é necessário salvar o documento atualizado no computador para posteriormente ser importado ao sistema. Para importar o documento ao sistema, acesse novamente a tela de Modelos de Documento. Você deve escolher o Tipo de Modelo do seu documento e clicar em Escolher Arquivo. Selecione o Arquivo salvo no seu computador e depois clique no botão Abrir

Desse modo, o ERP fará o upload do seu arquivo, e ele será apresentado na linha abaixo da importação de dados.

Após importado o documento personalizado, clique em Salvar.

Agora, chegou o momento de verificar como ficou o documento personalizado do Pedido. Portanto, acessamos a tela de Pedidos e Orçamentos, selecionamos o pedido e clicamos em Baixar.

Feito isso, será realizado o download do documento. O sistema poderá gerar este documento em documento Word ou PDF. Para configurar a geração em PDF, acesse o menu lateral Configurações Configurações, submenu Configurações do ERP, expanda a opção Gerais e habilite a opção Gerar Modelos de Documentos em PDF.

Nenhum exemplo que utilizamos, o documento personalizado ficou desta forma:

Perfeitamente, as TAGs foram registradas no Word, e foram alteradas como informações do pedido.

Dicas e Cuidados Importantes na Montagem dos Seus Modelos de Documentos:

  • Utilize somente o Word para personalização. O sistema não importará outros tipos de arquivos.

  • Não crie um documento sem margens. Elas podem ser estreitas, mas devem existir.

  • Não utilize caixas de texto no documento Word.

  • Utilize tabelas específicas para cada conjunto de informações. Não deve ser criada uma tabela única para todo o documento, mas sim tabelas para cada tipo de informação. Por exemplo, dados dos produtos, do cliente, das duplicatas.

  • As tabelas citadas no item anterior devem conter apenas duas linhas, uma para o cabeçalho e outros para os códigos do dicionário. Após a linha dos códigos, não coloque nenhuma outra linha. Assim o sistema duplicará as linhas caso haja mais de um produto no orçamento ou pedido.

  • Não crie mais de uma tabela para as mesmas informações.

  • Não utilize TAGs de um dicionário em documentos de outro modelo. Por exemplo, não coloque TAGs do dicionário de compra de pedidos no documento de ordem de ordem.

  • Não crie códigos que não existem no dicionário, pois o sistema não reconhece estas informações.

Neste artigo, se encontra anexado os modelos de documentos para que possa estar baixando e editando os mesmos para personalizar de acordo com sua necessidade.

Agora é com você, aproveite ao máximo as oportunidades do Sistema ERP! Que este artigo tenha esclarecido suas dúvidas e que te ajude a ainda mais como funcionalidades disponíveis. Restou alguma dúvida? Entre em contato com o seu fornecedor para maiores informações!

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