Como consultar e dar entrada em notas emitidas contra o seu CNPJ no Sistema ERP
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No Sistema ERP é possível realizar a busca de todas as Notas Fiscais emitidas contra seu CNPJ. Esse recurso permite que você identifique notas emitidas de maneira incorreta ou cancelamentos que tenham ocorrido sem que a sua empresa esteja ciente. O que poderia causar problemas no momento em que sua contabilidade fosse declarar suas movimentações junto à Receita Federal. Além disso, com a nota já manifestada, você pode usar esse espaço para dar entrada nos produtos adquiridos, isso pode simplificar muito as atividades comuns do dia a dia na sua empresa.
Mas antes de começar esta explicação, vale destacar que a busca por notas emitidas contra o CNPJ da empresa é um recurso liberado apenas para as empresas que possuem o certificado digital A1 configurado no Sistema ERP.
Assim, para consultar as notas emitidas contra seu CNPJ acesse o menu lateral Compras, submenu Notas contra CNPJ.
Nesta tela, serão listadas todas as notas emitidas para a sua empresa, que já foram importadas para o sistema. Mas para importar novas notas, clique em Mais Ações e selecione a opção Buscar documentos na SEFAZ.
Ao clicar nessa opção, se abrirá uma modal, onde você deve informar o nome da empresa para quem as notas foram emitidas (uma das empresas registradas na sua licença do Sistema ERP. É necessário informar também o tipo de busca que deseja realizar no site da SEFAZ, selecionando uma das 4 opções no campo: Tipo de busca na SEFAZ.
Se a busca for realizada pelo “último NSU sincronizado” ou pelo “NSU de 3 meses”, serão importadas várias notas. Por isso, fique atento!
Selecionada uma das opções, clique em Buscar e o sistema buscará pelas notas na SEFAZ.
Após efetuar a busca das notas na SEFAZ, será possível realizar o manifesto delas. Para isso, basta clicar no checkbox ao lado da nota e serão exibidas 5 opções, são elas: Manifestar, Gerar Nota Entrada, Baixar XML, Baixar XML Manifesto e Cancelar Seleção.
Ao selecionar a opção Manifestar, será aberta uma modal com a seguinte mensagem: Deseja manifestar o documento selecionado?
Nesse caso, você poderá escolher entre as opções:
Confirmação da operação: o evento de “Confirmação da Operação” pelo destinatário confirma a operação e o recebimento da mercadoria (para as operações com circulação de mercadoria). Se ocorrer a devolução total ou parcial das mercadorias, além do procedimento atual de geração da Nota Fiscal de devolução, também poderá ser comandado o evento da “Confirmação da Operação”. O registro deste evento libera a possibilidade da empresa efetuar o download da NF-e, conforme especificado no “Serviço de Download da NF-e Confirmada”.
Atenção! Após a Confirmação da Operação pelo destinatário, a empresa emitente fica, automaticamente, impedida de cancelar a NF-e.
Ciência da operação: neste evento, o destinatário declara ter ciência sobre uma determinada operação destinada ao seu CNPJ, mas não possui elementos suficientes para apresentar a sua manifestação conclusiva sobre a operação citada. O registro deste evento libera também a possibilidade da empresa efetuar o download da NF-e, conforme especificado no “Serviço de Download das NF-e Confirmadas”. Após um período determinado, todas as operações com “Ciência da Operação” deverão ter a manifestação final do destinatário declarada em um dos eventos de Confirmação da Operação, Desconhecimento ou Operação não Realizada. O prazo previsto pela legislação vigente é de 180 dias.
Desconhecimento da Operação: o evento de “Desconhecimento da Operação” permite ao destinatário informar o seu desconhecimento de uma determinada operação que conste nesta relação. Ou seja, uma nota que foi emitida indevidamente para a sua empresa.
Operação não Realizada: em algumas situações, a empresa destinatária informa que a operação não foi realizada (com Recusa de Recebimento da mercadoria e outros motivos), não cabendo a emissão de uma Nota Fiscal de Devolução.
Este evento permite o registro da declaração de Operação não Realizada pelo destinatário, permitindo, também, a adição complementar da justificativa desta informação.
Antes de mais nada, é importante destacar que para poder dar entrada na nota manifestada, é preciso aguardar em torno de 10 minutos. Isso porque o sistema precisa enviar a manifestação para a SEFAZ e somente após essa transação é que os produtos da nota serão carregados para vinculação no sistema.
Depois de manifestar a nota e aguardar o tempo solicitado, chegou o momento de gerar a nota de entrada. Para isso, marque o checkbox ao lado da nota manifesta e selecione Gerar Nota Entrada.
Nessa etapa, você será direcionado para a tela de Nova Nota de Entrada, onde automaticamente o sistema irá ler os dados presentes no XML da nota que você acabou de manifestar. No primeiro momento, você deve vincular os produtos do XML aos produtos do sistema.
Feito isso é só salvar a nota e seguir todos os passos de registro normalmente, são eles: Aprovar e depois Faturar (que levará você para a tela de cadastro de lançamentos) ou Associar a um lançamento financeiro, onde o sistema fará uma busca por lançamentos financeiros avulsos aos quais essa nota possa ser vinculada. Você pode encontrar mais sobre no artigo Como Aprovar e Faturar uma nota de entrada no Sistema ERP.
Agora é com você, aproveite ao máximo as oportunidades do Sistema ERP! Esperamos que este artigo tenha esclarecido suas dúvidas e que te ajude a aproveitar ainda mais as funcionalidades disponíveis. Restou alguma dúvida? Entre em contato com o seu fornecedor para maiores informações!