Como gerar Cotação no Sistema ERP

A cotação é a tomada de preços e a verificação dos valores e condições de pagamento de produtos e serviços. É através da cotação que você define quem irá prestar um serviço ou fornecer uma determinada mercadoria e, então, fechar o melhor negócio. Além disso, essa atividade é inerente ao setor de compras e imprescindível nos trabalhos realizados.

Para fazer o cadastro de uma nova cotação, acesse o menu lateral Compras, submenu Nova Cotação.

Na tela Cadastro de Cotações, alguns campos estarão disponíveis para serem preenchidos, são eles:

Código: este campo não é preciso preencher, pois, o mesmo será preenchido automaticamente por nosso sistema. Lembrando que ele sempre irá seguir a sequência dos números; Empresa: selecione o nome da sua empresa que irá fazer essa cotação, aquela que já está cadastrada no sistema; Depósito: selecione em qual depósito os produtos serão movimentados caso a compra seja confirmada; Data: o sistema preenche automaticamente, com a data que está sendo criado este cadastro; Data Limite de Resposta: informe um prazo para que os fornecedores possam responder a sua cotação; Status: o status será preenchido automaticamente pelo sistema; Forma de pagamento: informe como você deseja realizar o pagamento, caso seja realizada a compra; Descrição: este campo pode ser preenchido com um breve comentário sobre a cotação;

Após preencher os campos acima, será necessário adicionar os produtos. Sendo assim, localize os produtos que deseja cotar com os fornecedores. Ao buscar os produtos, clique em Adicionar. E no campo Quantidade, informe a quantidade desejada para cada item.

Logo abaixo, você verá a seção Fornecedores, onde deverá localizar os fornecedores para quem deseja cotar os produtos listados acima. Para informar os fornecedores você deverá clicar no campo Localizar Fornecedor e informar o nome do mesmo. Assim, uma listagem aparecerá várias opções, onde você deverá selecione o nome desejado e clicar no botão Adicionar Fornecedor.

Lembrando para que o fornecedor seja exibido neste campo, ele deve estar cadastrado no sistema como pessoa, rotulado como fornecedor. Saiba mais sobre este assunto no artigo: Como cadastrar Pessoas no Sistema ERP

Ao adicionar o fornecedor na cotação, novos campos serão abertos. Portanto, utilize o campo E-mail para informar o e-mail do fornecedor, caso o mesmo não esteja preenchido no seu cadastro.

Você também pode selecionar mais de um fornecedor, e enviar a mesma cotação para todos eles e no final verificar quem tem os melhores preços.

Logo abaixo, terá a seção de Anexo da Cotação. Aqui é possível anexar documentos, para que sejam enviados como anexo de e-mail aos fornecedores.

Agora que você já informou os dados da sua cotação, basta clicar em Salvar.

Ainda na tela da Cotação, clicando em Mais Ações, se abrirá as seguintes opções:

Gerar Ordem de Compra: clique nesta opção se deseja gerar uma ordem de compra a partir desta cotação; Enviar Cotação: clique nesta opção se deseja enviar essa cotação para o seu fornecedor. Para isso é necessário ter o servidor de e-mail configurado na sua empresa; Baixar: clique nesta opção se deseja baixar a Cotação em seu computador; Imprimir: clique nesta opção se deseja imprimir a Cotação.

Para que os fornecedores possam preencher os preços de cada produto, clique na opção Enviar Cotação. Lembrando que para a cotação ser enviada com sucesso, é necessária ter configurado o servidor de e-mails no cadastro da sua empresa.

Depois disso, aguarde o preenchimento da cotação pelos seus fornecedores e verifique qual deles oferece a melhor condição para a compra dos produtos.

Para saber todas as funcionalidades que pode realizar no sistema utilizando as cotações, veja os artigos:

Como enviar Cotação por e-mail para Fornecedor no Sistema ERP

Como o fornecedor deve preencher a Cotação do Sistema ERP

Como responder a Cotação manualmente no Sistema ERP

Como Aprovar Cotação no Sistema ERP

Como gerar a Ordem de Compra através da Cotação no Sistema ERP