Como configurar os Tipos de Contratos e criar Contratos no Sistema ERP
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Um contrato é um acordo de vontades firmado por duas ou mais pessoas, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos. Basicamente, é no contrato que se projeta direitos e deveres em uma operação, ou seja, um documento com as cláusulas e informações da sua negociação. E quem trabalha com a prestação de serviços costuma utilizar esse tipo de documento para gerenciar a relação com seus clientes.
Para começar, você precisará cadastrar os Tipos de Contratos da sua empresa. Para isso, acesse o menu lateral Contratos, submenu Tipos de Contratos e clique em Novo.
Agora, o sistema lhe redirecionará para a tela de cadastro dos tipos de contratos.
Atenção! É obrigatório que o Template (modelo do contrato) seja um documento no formato DOCX.
Nome: informe um nome para o tipo do seu contrato; Comissão Vendedor (%): informe a porcentagem de comissão que o vendedor irá receber ao realizar o contrato, se houver; Classificação Serviço: se este tipo de contrato for de um serviço, você poderá selecionar a classificação do serviço; Template: aqui você poderá realizar o upload do seu modelo de contrato para o sistema. Basta clicar em Upload Arquivo.
Em um documento no formato DOCX você irá escrever todas as informações e cláusulas que achar importantes para alinhar as obrigações acordadas entre a sua empresa e o contratante.
Quando necessário, utilize as TAGS presentes no Dicionário para contratos. É através delas que o sistema busca e insere no contrato as informações lançadas.
Você deverá clicar em Upload Arquivo para escolher o documento no seu computador e importá-lo ao sistema.
O Dicionário para contratos é uma ferramenta que irá lhe auxiliar durante a construção do seu contrato personalizado. Ele funciona através da utilização de TAGs, onde você deve colocar a TAG que deseja para que ela seja lida e substituída pela informação cadastrada no sistema.
Por exemplo: Eu quero que apareça no meu contrato o nome da empresa e também a razão social dela. Por isso, irei utilizar ##Empresa## e ##RazaoSocial##. Assim, o sistema irá substituir as TAGs pela informação cadastrada no sistema, toda vez que eu usar esse modelo de contrato.
Agora você já poderá criar um novo contrato. Para isso, acesse o menu lateral Contratos e clique em Novo contrato.
Feito isso, você precisará preencher algumas informações importantes.
Empresa: você deverá informar a empresa que será responsável pelo contrato; Cliente/Fornecedor: você deverá informar o cliente/fornecedor do contrato; Tipo: você deverá selecionar o tipo de contrato, cadastrado anteriormente; Plano de Conta: você deverá selecionar o plano de conta desejado para os lançamentos deste contrato; Forma de Pagamento: você deverá selecionar a forma em que o cliente irá realizar o pagamento destes lançamentos; Código: você poderá informar um código para este contrato, caso não seja preenchido, o sistema irá preencher este campo ao salvar; Centro de Custo: este campo será preenchido automaticamente ao informar o plano de contas; Conta Bancária: você deverá informar uma conta bancária para os lançamentos; Situação: você deverá selecionar a situação do contrato; CFOP: você poderá informar um CFOP para este contrato.
Dia Pagamento/Vencimento: informe qual será o dia que deverá vencer o lançamento do contrato; Duração do Contrato: selecione o período que o contrato durará; Último Reajuste: informe a data do último reajuste; Próximo Reajuste: informe a data do próximo reajuste; Data de Início: informe qual será a data de início do contrato; Data de Término: o sistema preenchera automaticamente este campo levando em conta a data de início do contrato e a duração dele; Dias Carência: informe o período de carência do seu contrato, se houver.
Valor Período/Duração (R$): informe qual será o valor de cada parcela do contrato; Valor Total (R$): o sistema preencherá automaticamente este campo com o valor total do contrato, levando em conta o valor do campo valor período e a duração dele; Número de Parcelas: informe o N° de parcelas em que o valor do contrato deverá ser lançado; Intervalo: informe qual será o intervalo de cada parcela; Entrada (R$): informe o valor da entrada, se houver. Agora clique em Gerar Duplicatas, assim o sistema irá gerar os lançamentos financeiros.
Vendedor: selecione o vendedor responsável por este contrato, se houver; Comissão Vendedor (%): informe a porcentagem de comissão do vendedor, se houver; Comissão Vendedor Período/Duração (R$): o sistema apresentará o valor da comissão do período do contrato; Comissão Vendedor Total (R$): o sistema apresentará o valor total da comissão do vendedor.
Nesta aba, aparecerão todos os campos personalizados cadastrados para os Contratos. Assim, você poderá preencher de acordo com a informação necessária.
Neste campo, você poderá informar observações sobre este contrato.
Após preencher todas as informações necessárias, clique em Salvar. Agora, no Mais Ações, você terá algumas opções importantes.
Renovar Contrato: ao clicar nesta opção, o sistema irá duplicar o cadastro deste contrato; Faturar Contrato: ao clicar nesta opção, o sistema irá gerar os lançamentos das parcelas estipuladas no contrato; NFS-e: você poderá gerar a NFS-e das parcelas desejadas do contrato; Enviar por E-mail: ao clicar nesta opção, o sistema enviará o contrato por e-mail para o cliente; Baixar: ao clicar nesta opção, o sistema irá realizar o download do documento do contrato; Lançar Comissão Vendedor: ao clicar nesta opção, o sistema realizará os lançamentos da comissão do vendedor. Esta opção aparecerá após faturar o contrato, caso você não possua a configuração de lançamento de comissão automática.
Agora é com você, aproveite ao máximo as oportunidades do Sistema ERP! Esperamos que este artigo tenha esclarecido suas dúvidas e que te ajude a aproveitar ainda mais as funcionalidades disponíveis. Restou alguma dúvida? Entre em contato com o seu fornecedor para maiores informações!
