Como emitir NF-e para empresas diferentes com produtos de mesma tributação no Sistema ERP

Sabia que você pode gerenciar várias empresas na sua licença do Sistema ERP, e configurar a tributação das notas fiscais de cada uma delas? Se você tem duas empresas, uma do Simples Nacional e outra do Lucro Real e ambas vendem os mesmos produtos, porém as tributações deles não variam, acompanhe este artigo que vamos te ajudar na configuração das operações fiscais de cada uma delas.

Para facilitar esta explicação, vamos elencar os passos necessários que devem ser configurados no seu sistema.

1. Criar duas categorias de venda

No primeiro momento, vamos falar sobre a categoria de venda. Ela serve para dar nome a Operação Fiscal que será cadastrada com as tributações dos seus produtos. Por padrão, o sistema já possui cadastrada a categoria “Venda de Materiais e Serviços” para a emissão de NF-e. Assim, ao realizar um Pedido/Orçamento e não informar a categoria, o sistema utilizará automaticamente a tributação cadastrada na operação fiscal cadastrada como “Venda de Materiais e Serviços“. Sendo assim, você poderá utilizar esta categoria padrão para a empresa mais utilizada. Neste exemplo, vamos utilizar esta categoria para a empresa do Simples Nacional.

Já para a empresa do Lucro Real, você poderá criar uma nova categoria para utilizar nas operações fiscais, onde irá configurar as tributações para esta empresa.

Resumidamente, a empresa Simples Nacional, irá utilizar a categoria “Venda de Materiais e Serviços” e a empresa Lucro Real, utilizará a categoria “Venda de Produtos Lucro Real“.

Mas para cadastrar esta segunda categoria de venda, acesse o menu lateral Cadastros, submenu Categorias de Venda e clique em Novo. Assim, se abrirá um modal onde você poderá definir o nome da Categoria de Venda (Venda de Produtos Lucro Real) e marcar as opções de Visível nas Operações Fiscais, Movimenta Estoque e Movimenta Financeiro. Por padrão, a opção Visíveis nas Operações Fiscais deve ser marcada para o sistema informar os tributos na venda. Por fim, clique em Salvar.

2. Criar o grupo tributário

O próximo passo é criar o Grupo Tributário. Mas antes disso, é importante informar que o Grupo Tributário serve apenas para vincular o produto a uma operação fiscal, que veremos mais adiante. Portanto, você poderá aplicar o nome que deseja para este grupo, visto que todos os produtos possuem a mesma tributação (sem variar de ICMS e ICMS ST, por exemplo). Neste exemplo, vamos cadastrar o grupo tributário como Venda de Produtos.

Agora, para realizar este cadastro, acesse o menu lateral Fiscal, submenu Grupo Tributário e clique em Novo. Dessa forma, se abrirá um modal onde você poderá definir o nome do Grupo Tributário. Por fim, clique em Salvar.

3. Criar uma operação fiscal para cada categoria de venda

Depois de criar o grupo tributário dos produtos, é o momento de definir as tributações que as mercadorias vendidas terão ao emitir a nota, para as duas empresas. Esse registro ocorre por meio da criação de uma operação fiscal. É nela que você informa o ICMS, IPI, PIS, COFINS e CFOP que serão informados automaticamente no momento de emitir a nota fiscal.

Por padrão, o sistema já apresentará as operações de Venda de Materiais e Serviços pré cadastradas no sistema. Assim, você poderá editar os estados para os quais realiza vendas com a empresa Simples Nacional e excluir o restante, ou excluir todas as categorias e cadastrá-las novamente apenas para os estados necessários. Além disso, você precisará também criar novas operações fiscais com a categoria Venda de Produtos Lucro Real para os estados os quais realiza vendas com a empresa Lucro Real. Sendo assim, vamos começar a explicação em relação as configurações da empresa do Simples Nacional.

Operação fiscal para produtos da empresa Simples Nacional

Primeiramente, acesse o menu lateral Fiscal, submenu Operações Fiscais. Pensando em facilitar a utilização do sistema, neste exemplo vamos excluir todas as operações cadastradas pelo sistema, e iremos adicionar novas, clicando em Novo no canto superior da tela.

Assim, se abrirá um novo modal onde você poderá definir as tributações.

Aba Base

No primeiro momento, o sistema apresentará a aba Base, onde será necessário informar os dados que esta operação fiscal será reconhecida pelo sistema. Portanto, preencha os seguintes dados:

Operação: selecione a categoria de venda que nomeará esta operação fiscal para a empresa do Simples Nacional. Neste exemplo, determinamos que a empresa do Simples irá possuir a categoria padrão com o nome Venda de Materiais e Serviços; Grupo Tributário: selecione o grupo tributário cadastrado anteriormente no passo 2. Assim, no próximo passo, você terá que informar este grupo nos seus produtos para que o sistema vincule as mercadorias com a operação fiscal; Destino – Estado: neste campo, selecione a qual estado esta operação fiscal aplicará os tributados.

Definições de PIS e COFINS

Ainda nesta tela, você poderá definir as informações de PIS e COFINS.

Aqui, selecione a situação de cada imposto e as respectivas alíquotas que terão seus produtos. Mas é importante confirmar estas informações com sua contabilidade para que não ocorra futuros problemas. Neste exemplo, estamos utilizando a situação 07, referente a operação isenta da contribuição destes impostos.

Você poderá também deixar informações importantes no campo Informações Complementares.

Aba ICMS

Em seguida, vá até a aba ICMS para informar dados específicos sobre este imposto.

O primeiro campo a ser informado será a Situação do ICMS, que também é conhecida como CSOSN ou CST. Portanto, para informar corretamente este dado, você deverá consultar com sua contabilidade qual é a situação do ICMS correta a ser utilizada para a emissão de NF-e de seus produtos. No exemplo, utilizamos a situação 102.

Importante! Normalmente, empresas do regime de apuração Simples Nacional utilizam as situações 101, 102, 103, 201, 202, 203, 300, 400, 500 ou 900.

Logo abaixo, o sistema apresentará a seção ICMS – UF Destino, que se torna de preenchimento opcional por empresas optantes pelo Simples Nacional. Lembrando que as alíquotas informadas neste campo, serão aplicadas para o estado selecionado anteriormente, na aba Base. Além disso, as alíquotas informadas devem estar de acordo com a tabela DIFAL e devem ser solicitadas a sua contabilidade.

Aba IPI Geral/SUFRAMA

Depois disso, vá até a aba IPI Geral/Suframa e preencha a Situação do IPI, caso esteja configurando a operação fiscal para um estado pertencente à Zona Franca de Manaus ou de forma geral.

IPI para SUFRAMA Esse campo deverá ser preenchido quando o cliente pertencer a Zona Franca de Manaus, ou então, quando no cadastro da pessoa o campo Inscrição na SUFRAMA estiver preenchido.

IPI Configure nos campos disponibilizados o IPI por UF que será emitida as notas fiscais, ou então você pode deixar configurado diretamente no cadastro do produto:

Situação Tributária IPI: selecione o tipo de situação do IPI desejado para a UF que esta sendo configurada, caso essa informação esteja configurada no produto selecione a opção Configurado no Produto, ou então se essa UF não será tributada por IPI selecione a opção Não tributado pelo IPI; Enquadramento Legal IPI: selecione o enquadramento legal do IPI de acordo com a situação selecionada anteriormente; Alíquota IPI (%): informe a alíquota de IPI que será vinculada aos dados fiscais; EX TIPI: digite o código da regra de Exceção da TIPI ( Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados). Ao utilizar a regra de exceção o item informado constará uma tributação da alíquota do IPI diferenciada para o grupo de NCM a qual pertence; Classe Enquadramento IPI: A informação de Classe de Enquadramento do IPI, quando aplicável, deve ser informada utilizando a condição prevista nos Atos Normativos editados pela Receita federal

Aba CFOP

Por fim, na aba CFOP você poderá informar um CFOP que corresponde as vendas dos produtos na nota fiscal.

Novamente será necessário confirmar estas informações com sua contabilidade para que não ocorra futuros problemas. Após selecionar o CFOP, basta clicar em Adicionar.

Demais Classificações Fiscais

Esta aba será direcionada a configuração do beneficio fiscal, já que por sua vez, o mesmo produto pode possuir código de beneficio fiscal diferente para cada Estado que será emitido nota fiscal.

Sendo assim, selecione no campo beneficio Fiscal se estará configurado no cadastro do produto ou se desejas que o beneficio fiscal seja vinculado a Operação Fiscal para que puxe na sua nota gerada através da venda.

Depois de preencher todos os campos, clique em Salvar no canto inferior da tela.

Operação fiscal para produtos da empresa Lucro Real

Depois de configurar as tributações que terão os produtos ao vender pela empresa do Simples, é chegado o momento de configurar a tributação dos produtos de acordo com a empresa do Lucro.

Para isto, acesse o menu lateral Fiscal, submenu Operações Fiscais e clique em Novo, no canto superior da tela.

Assim, se abrirá um novo modal onde você poderá definir as tributações.

Aba Base

No primeiro momento, o sistema apresentará a aba Base, onde será necessário informar os dados que esta operação fiscal será reconhecida pelo sistema. Portanto, preencha os seguintes dados:

Operação: selecione a categoria de venda que nomeará esta operação fiscal. Conforme cadastrado no passo 1, para a empresa Lucro Real a categoria utilizada será Venda de Produtos Lucro Real; Grupo Tributário: selecione o grupo tributário cadastrado anteriormente no passo 2. Assim, no próximo passo, você terá que informar este grupo nos seus produtos para que o sistema vincule as mercadorias com a operação fiscal; Destino – Estado: neste campo, selecione a qual estado esta operação fiscal aplicará os tributados.

Definições de PIS e COFINS

Ainda nesta tela, você poderá definir as informações de PIS e COFINS.

Aqui, selecione a situação de cada imposto e as respectivas alíquotas que terão seus produtos. Mas é importante confirmar estas informações com sua contabilidade para que não ocorra futuros problemas. Neste exemplo, estamos utilizando a situação 07, referente a operação isenta da contribuição destes impostos.

Você poderá também deixar informações importantes no campo Informações Complementares.

Aba ICMS

Em seguida, vá até a aba ICMS para informar dados específicos sobre este imposto.

O primeiro campo a ser informado será a Situação do ICMS, que também é conhecida como CSOSN ou CST. Portanto, para informar corretamente este dado, você deverá consultar com sua contabilidade qual é a situação do ICMS correta a ser utilizada para a emissão de NF-e de seus produtos. No exemplo, utilizamos a situação 40.

Importante! Normalmente, empresas do regime de apuração Lucro Presumido/Real utilizam as situações 00, 10, 20, 30, 40, 41, 50, 51, 60, 70 ou 90.

Para empresas do Lucro Presumido/Real, que estão configurando a operação fiscal para um estado diferente do estado da sua empresa, deverá ser preenchido também as informações da seção ICMS – UF Destino. Lembrando que as alíquotas informadas neste campo, serão aplicadas para o estado selecionado anteriormente, na aba Base. Além disso, as alíquotas informadas devem estar de acordo com a tabela DIFAL.

Aba IPI para SUFRAMA

Depois disso, vá até a aba IPI Geral/Suframa e preencha a Situação do IPI, caso esteja configurando a operação fiscal para um estado pertencente à Zona Franca de Manaus ou de forma geral.

IPI para SUFRAMA Esse campo deverá ser preenchido quando o cliente pertencer a Zona Franca de Manaus, ou então, quando no cadastro da pessoa o campo Inscrição na SUFRAMA estiver preenchido.

IPI Configure nos campos disponibilizados o IPI por UF que será emitida as notas fiscais, ou então você pode deixar configurado diretamente no cadastro do produto:

Situação Tributária IPI: selecione o tipo de situação do IPI desejado para a UF que esta sendo configurada, caso essa informação esteja configurada no produto selecione a opção Configurado no Produto, ou então se essa UF não será tributada por IPI selecione a opção Não tributado pelo IPI; Enquadramento Legal IPI: selecione o enquadramento legal do IPI de acordo com a situação selecionada anteriormente; Alíquota IPI (%): informe a alíquota de IPI que será vinculada aos dados fiscais; EX TIPI: digite o código da regra de Exceção da TIPI ( Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados). Ao utilizar a regra de exceção o item informado constará uma tributação da alíquota do IPI diferenciada para o grupo de NCM a qual pertence; Classe Enquadramento IPI: A informação de Classe de Enquadramento do IPI, quando aplicável, deve ser informada utilizando a condição prevista nos Atos Normativos editados pela Receita federal

Aba CFOP

Por fim, na aba CFOP você poderá informar um CFOP que corresponde as vendas dos produtos na nota fiscal.

Novamente será necessário confirmar estas informações com sua contabilidade para que não ocorra futuros problemas. Após selecionar o CFOP, basta clicar em Adicionar.

Demais Classificações Fiscais

Esta aba será direcionada a configuração do beneficio fiscal, já que por sua vez, o mesmo produto pode possuir código de beneficio fiscal diferente para cada Estado que será emitido nota fiscal.

Sendo assim, selecione no campo beneficio Fiscal se estará configurado no cadastro do produto ou se desejas que o beneficio fiscal seja vinculado a Operação Fiscal para que puxe na sua nota gerada através da venda.

Depois de preencher todos os campos, clique em Salvar no canto inferior da tela.

4. Informar o grupo tributário nos produtos

O próximo passo a ser realizado é informar o grupo tributário nos produtos. Isso é necessário para que o sistema vincule todos os produtos aos impostos configurados na etapa 3. Assim, o sistema compreende que ao vender o produto e emitir a nota fiscal, automaticamente será informado esta tributação.

Para isso, acesse o menu lateral Cadastros, submenu Produtos e edite o produto desejado. Na tela de edição do produto, clique sobre a aba Fiscal e no campo Grupo Tributário, informe o nome do grupo tributário cadastrado na etapa 2. No nosso exemplo, iremos informar o nome Venda de Produtos. Por fim, clique em Salvar.

Você também poderá informar o grupo tributário nos produtos de forma rápida através da planilha de edição. Temos um artigo que explica certinho como realizar este procedimento. Para saber mais, clique aqui.

5. Realizar venda e emitir a nota fiscal

Agora, para que de fato os produtos tenham as tributações configuradas na nota fiscal, você terá que realizar uma venda no sistema.

Por padrão, ao criar a venda, automaticamente o sistema usará como padrão a categoria Venda de Materiais e Serviços para puxar a tributação. Mas lembre-se de que esta categoria foi configurada para a empresa do Simples Nacional. Ou seja, para vendas com a empresa Simples Nacional, você não precisará informar categoria na venda, pois o sistema puxará os tributos de forma automática (isso ocorre pois esta sendo utilizada a categoria padrão do sistema “Venda de Materiais e Serviços”. Mas caso você tenha cadastrado outro nome para a categoria da operação fiscal para a empresa do Simples, precisará informá-la no campo “categoria” da venda).

Já para as vendas da empresa Lucro Real, você precisará OBRIGATORIAMENTE informar a categoria Venda de Produtos Lucro Real nas vendas, para que o sistema puxe as tributações corretas configuradas para esta operação.

Sendo assim, para gerar a venda e nota para a empresa do Simples, acesse o menu lateral Vendas, submenu Novo Pedido. Agora, preencha os dados básicos, como Cliente, Empresa do Simples Nacional, Depósito e os Produtos que está vendendo. Ao ir até a seção Informações Gerais, você verá o campo Categoria, onde você poderá preencher com o nome Venda de Materiais e Serviços, ou poderá deixar em branco para esta empresa. Isto porque o sistema já a reconhece automaticamente. Dessa forma, basta finalizar sua venda normalmente, e emitir a NF-e para ela. Com isso, você verá que na edição da nota fiscal os produtos estarão com as tributações corretas que foram configuradas na operação fiscal.

Já para a venda/emissão da nota pela empresa do Lucro Real, você terá que OBRIGATORIAMENTE informar a categoria em que as tributações foram configuradas. Então, acesse o menu lateral Vendas, submenu Novo Pedido, e assim, preencha o Cliente, Empresa do Lucro, Depósito e os Produtos que estão sendo vendidos. Depois disso, vá até a seção Informações Gerais e informe o campo Categoria. Neste exemplo, iremos informar a categoria Venda de Produtos Lucro Real, tendo em vista que foi esta a operação fiscal que cadastramos no sistema. Depois de finalizar sua venda, basta gerar a NF-e e verificar que os produtos foram informados na nota com a tributação corretamente que foi configurada para ele. Ou seja, o ICMS, PIS, COFINS, IPI e CFOP estão todos de acordo com a operação fiscal.

Mas fique atento à algumas dicas!

• O sistema somente informará as tributações cadastradas se você seguir TODOS OS PASSOS informados neste artigo.

• É importante que em todos os produtos cadastrados no seu sistema, tenha a informação de qual grupo tributário eles pertencem. Se você cadastrar um novo produto, lembre-se de informar o grupo tributário dele também.

• Se você realizar vendas/emitir notas para mais estados do Brasil, você terá que configurar novas operações para cada estado. Sendo assim, siga novamente o passo 3.

• Lembre-se de que o cliente informado na venda, deve ter o endereço já preenchido no seu cadastro. Assim, o sistema irá buscar a operação fiscal correspondente ao estado dele.

Agora que você seguiu todas as etapas fundamentais, ao emitir NF-e através da venda no Sistema ERP, as informações tributárias do seus produtos serão informadas corretamente na nota. Assim, você nunca terá problemas com a fiscalização fiscal do seu negócio!

Agora é com você, aproveite ao máximo as oportunidades do Sistema ERP! Esperamos que este artigo tenha esclarecido suas dúvidas e que te ajude a aproveitar ainda mais as funcionalidades disponíveis. Restou alguma dúvida? Entre em contato com o seu fornecedor para maiores informações!