Como criar Ordens de Serviço no Offline

Se acaso a sua empresa é uma prestadora de serviços, é muito comum na sua rotina a geração de Ordens de Serviço para gerenciar as solicitações dos clientes e a realização do que fora contratado. No Offline, é possível criar OS padronizadas permitindo que você tenha muito mais agilidade para atender os seus clientes.

Para criar a sua OS, estando no dashboard para prestadora de serviços, acesse o menu lateral Ordens de Serviço e clique na opção Adicionar.

Neste momento se abrirá uma nova tela onde você poderá realizar o Orçamento de uma ordem de serviço. Aqui você deve informar o nome do cliente (já cadastrado no sistema ou poderá cadastrá-lo na hora), a data da OS, o vendedor, o técnico responsável e a taxa de deslocamento.

Abaixo você notará diferentes abas, tais como:

Equipamentos

Nesta aba você pode inserir as informações do item em manutenção (se for o caso). Basta clicar em Adicionar Equipamento e descrever os campos necessários.

Serviços Executados

Na aba seguinte você irá adicionar o serviço que será prestado na OS. Você tem a possibilidade de informar um serviço já cadastrado no seu sistema, ou cadastrar na hora. Lembrando que é possível inserir mais de um serviço na mesma OS.

Ainda na parte inferior da tela, há o totalizador informando a quantidade de serviços adicionados, o valor total de serviços e de comissão.

Produtos Utilizados

Na próxima aba você poderá adicionar o produto que será vendido junto à Ordem de Serviço, caso desejar. Assim como na tela anterior, nesta também você poderá informar quantos produtos desejar e ainda contará com o totalizador informando a quantidade dos produtos vendidos, bem como o valor total dos produtos e da comissão do vendedor.

Pagamentos

Assim que definir os equipamentos, serviços e produtos utilizados nesta Ordem, você poderá acessar a aba Pagamentos para informar a condição de pagamento, a forma de pagamento, a quantidade de parcelas e incluir eventuais descontos.

Ao adicionar a condição de pagamento, você pode inserir a data de vencimento de cada parcela e inserir alguma observação, caso necessário. E ainda, se o pagamento ocorrer através do cartão de crédito ou débito, será possível informar os dados do cartão e da credenciadora responsável.

No final desta tela o sistema disponibiliza o totalizador da ordem de serviço, levando em consideração o valor de serviços, produtos e taxa de deslocamento. Aqui você também pode adicionar algum desconto ou verificar o troco, que é calculado automaticamente caso o valor do pagamento for maior do que o valor da ordem.

Detalhes

Por fim, na aba Detalhes é possível inserir informações adicionais conforme as necessidades da sua empresa. Você pode configurar novos campos personalizados para adicionar dados específicos na sua ordem de serviço.

Finalização da Ordem de Serviço

Com todos os dados informados, clique em Salvar. Dessa forma, o sistema irá adicionar novos campos na ordem de serviço, em que é possível realizar as seguintes ações:

Imprimir: ao clicar neste ícone, automaticamente o sistema abre a pré visualização da ordem de serviço, onde você poderá baixar ou imprimir o documento; 2ª Via: com este campo habilitado, o sistema gera a pré visualização da ordem de serviço em duas folhas, uma para ficar armazenada na sua empresa e outra para entregar ao cliente; Cancelar: utilize esta opção caso a ordem de serviço já esteja finalizada e você deseja cancelar. Assim, o saldo dos produtos vendidos serão retornados ao estoque e o lançamento financeiro da ordem é removido; Excluir: caso você deseja remover o registro desta ordem de serviço do seu sistema, clique nesta opção.

Em caso do seu cliente concordar com o orçamento do serviço a ser prestado, você poderá alterar o status da ordem de serviço para Pedido. Para isto, basta clicar sobre o campo na parte inicial da OS. Neste momento nenhum campo será modificado, apenas será acrescentado o Nº da OS quando este registro for sincronizado com o Sistema RP.

Assim que o serviço for prestado, você poderá finalizar a ordem de serviço realizada. Basta clicar sobre o campo Finalizada na parte superior da OS. Dessa forma, os campos da ordem de serviço serão bloqueados e você não poderá realizar alterações sobre a prestação. Mas também, novos campos são adicionados na tela. São eles:

Gerar NFS-e: caso sua empresa já esteja homologada para emitir nota fiscal de serviço pelo sistema, você poderá utilizar esta opção para gerar a NFS-e desta ordem de serviço; Gerar Financeiro: clique nesta opção para que os dados de pagamento desta ordem de serviço sejam registrados no contas a receber da sua empresa. Dessa forma, caso você tenha informado produtos na OS, ocorre a baixa do estoque do item vendido; Estornar Ordem de Serviço: caso tenha ocorrido alguma devolução do serviço prestado, você poderá realizar o estorno da OS. Assim, caso tenha produtos vendidos, eles serão devolvidos para o depósito e o registro financeiro da ordem é removido do sistema.

Agora é com você, aproveite ao máximo as oportunidades do Sistema ERP! Esperamos que este artigo tenha esclarecido suas dúvidas e que te ajude a aproveitar ainda mais as funcionalidades disponíveis. Restou alguma dúvida? Entre em contato com o seu fornecedor para maiores informações!