Como gerar Ordens de Serviço Avulsas no Sistema ERP

Sem dúvida as OS são elementos fundamentais na rotina de quem atua nos mais variados segmentos de prestação de serviços.

E dentro dessa organização, é preciso alinhar o controle interno da sua empresa, entendendo quais as atividades desenvolvidas, os prazos, os equipamentos utilizados, quem são os técnicos responsáveis. Assim, as Ordens de Serviço Avulsas podem lhe auxiliar nesse processo, pois não geram movimentação financeira, nem mesmo a emissão de documentos fiscais. Elas apenas são documentos para organização das atividades já realizadas ou a ser feitas.

Nesse sentido, para criar uma nova OS Avulsa, acesse o menu lateral Prestação de Serviço, submenu Nova OS Avulsa.

Agora, o sistema abrirá a tela de cadastro da Ordem de Serviço.

Cliente: selecione para qual cliente o serviço foi realizado; Empresa: selecione a sua empresa que prestou o serviço; Código: informe um código para a identificação da OS Avulsa. Se você não informar este campo, o número será gerado automaticamente, conforme a sequência das demais OS avulsas cadastradas; Contato: informe um contato do cliente; E-mail destinatário: informe o e-mail do cliente; E-mail Comercial Destinatário: informe o e-mail comercial do cliente, se houver; E-mail Faturamento Destinatário: informe o e-mail de faturamento do cliente, se houver; Status: selecione em qual status se encontra a OS avulsa.

Na sequência, inclua os Serviços que serão executados.

No campo Localizar Serviço, busque o serviço desejado pelo código ou nome. Após selecionar o serviço, clique em Adicionar. Depois de adicioná-lo, você pode alterar a quantidade, o valor unitário e descontos, se houver.

Agora, você precisará preencher as informações da seção Dados Ordens de Serviço.

Data Abertura: selecione no calendário a data em que foi aberta a ordem de serviço; Técnico: informe o técnico responsável, previamente cadastrado no sistema, no cadastro de Pessoas; Contrato: informe o número do contrato, se houver algum vinculado a esta OS; Data visita: neste campo você informará a data e hora em que uma visita foi agendada com o cliente; Início da intervenção técnica: informe a data de início do trabalho técnico neste serviço; Fim da intervenção técnica: selecione a data em que o técnico finalizou o serviço; Problema: neste campo de texto livre, você deverá relatar qual o problema identificado e as medidas a ser tomadas para a realização do serviço; Laudo Técnico Geral: crie um laudo do técnico geral para o problema relatado e/ou resolvido na OS; Técnico do Laudo: informe o nome do especialista (perito ou técnico) que emitiu o laudo técnico. Lembrando que este técnico deve estar previamente cadastrado em Pessoas; Adicionar Laudo Técnico: nesta seção você pode adicionar outros laudos secundários sobre o problema e a solução, além de informar qual o técnico responsável pelo laudo.

Na seção Informações dos Equipamentos, informe quais os equipamentos da empresa que foram utilizados para a realização do serviço.

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Nome: preencha o nome do equipamento, para que ele possa ser facilmente identificado; Código/N° Série: informe um código para identificação do equipamento; Modelo: informe qual o modelo do equipamento em questão; Fabricante: informe qual o fabricante do equipamento; Nº Patrimônio: essa informação é inserida no caso de empresas que numeram seu patrimônio para controle interno; Nº Controle: essa informação é inserida no caso de empresas que utilizam números de controle para acompanhar o volume de serviços realizados com determinado equipamento; Observações: adicione alguma observação referente ao equipamento, se houver; Final da Garantia: utilize esse campo para informar a data final da garantia do equipamento utilizado para a realização do serviço ou para a substituição de um equipamento com defeito; Cliente: informe o nome do cliente. Agora, clique em Adicionar Equipamento para que o sistema realize a inserção do equipamento na OS.

Na sequência, há a seção Cadastro de Veículos, onde você pode adicionar o veículo utilizado para a realização do serviço e/ou visita ao cliente. Esta seção também poderá ser utilizada caso o serviço seja de manutenção automotiva.

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Modelo: informe qual o modelo do veículo em que o serviço foi realizado; Placa: preencha a placa do veículo (com letras e números, sem informar símbolos ou espaços); N° Série: digite o número de série do veículo (sem informar símbolos ou espaços); Chassi: informe o número de chassi do veículo, para posterior consulta se necessário. Após preenchidos os dados, clique em Adicionar Veículo.

Você poderá agora adicionar um CheckList a sua Ordem de Serviço.

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A última seção refere-se ao Endereço onde o serviço será executado. Você pode preencher o CEP, e então os demais campos serão preenchidos conforme as informações dos Correios. Caso algum campo esteja incorreto ou não tenha sido preenchido, informe-o conforme as orientações do seu cliente. Em casos em que o cliente já tem esses dados preenchidos em seu cadastro, as informações são carregadas automaticamente.

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Por fim, é possível anexar documentos a essa OS Avulsa. Para isso, basta clicar no botão Escolher Arquivos e selecionar um dos arquivos presentes em seu computador.

Após preencher todos os dados, clique em Salvar. Você poderá também utilizar as opções disponíveis no Mais Ações.

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Gerar Agendamento OS: ao clicar nesta opção, se abrirá a tela de Agendamento com todos os dados da OS, onde será possível selecionar um responsável, data e horário para a realização da tarefa; Enviar por E-mail: ao clicar nesta opção, o sistema enviará a OS por e-mail para o cliente. Lembrando que é necessário configurar o Servidor de E-mails; Imprimir Etiquetas: ao clicar nesta opção, o sistema realizará a etiqueta do problema da OS; Baixar OS: ao clicar nesta opção, o sistema realizará o download do documento da OS; Baixar Recibo: ao clicar nesta opção, o sistema realizará o download do recibo da OS; Baixar OS Externa: ao clicar nesta opção, o sistema realizará o download do documento da OS.